13.2. Tapahtumien muotoilu

Tapahtumatohtori Helena Wallo - Tapahtumien muotoilu





Sosiaalinen media on hyvä ja tuki tapahtumille, mutta se ei ole itsetarkoitus. Kaikki suunnittelu lähtee tavoitteista. Jos meillä on tapahtuma tietylle kohderyhmälle vaikka VIP-ihmisiä, voi olla, että meillä on "someton" tapahtuma. Helena kertoi esimerkkinä Piilaakson somettoman tapahtuman, jossa kerättiin puhelimet pois. Liput tähän tapahtumaan maksoi 10 000 dollaria.



Tapahtumiin kutsutaan ihmiset siksi, että heidän kanssa halutaan olla fyysisesti läsnä. Meidän täytyy olla läsnä siinä ja nyt. Läsnäolon taito on tärkeää. Tämä tuntuu unohtuvan nykymaailmassa. Meillä on asiaa kohderyhmälle, jonka kutsumme tapahtumaan. Miksi käyttäisimme sen ajan sitten kännykän näpräämiseen?




Mistä maine syntyy? Mielikuvasta, jota rakennetaan teoilla ja kokemuksella. Tämä on markkinointiviestintää. Tapahtuman tekee erityisen haavoittuvaksi sen, että ne ovat kokemuksia. Me koetaan, tunnetaan, nähdään ja maistetaan tapahtumat. Jos isäntä on hulluna humalassa, saamme negatiivisen kokemuksen ja välitämme jaamme sen ehkä sosiaalisen mediaan. Jos taas kokemus on superuniikki, kirjoitamme siitä todennäköisesti positiivisesti someen ja jaamme sitä eri kanavissa. On ymmärrettävä tapahtuman yhteys järjestävään organisaatioon.


Case: Garage Party

250 henkilön tilaisuus, joka järjestettiin Helenan miehen 60-vuotissyntymäpäiville. Budjetti oli noin 40 000€. Idea, teema ja punainen lanka piti synnyttää ja oli tärkeää, että näiden miettimiseen käytetään paljon aikaa. Helena lähti miehensä kanssa miettimään ideaa puoli vuotta etukäteen. Lopulta he päätyivät autotallitapahtumaan. Tämän jälkeen alkoi visuaalisen muodon työstäminen. Tapahtumatoimiston AD:lle laitettiin tiedot värimaailmassa, hengestä ja kuvituksesta.



Itse tapahtuma oli kattilahallissa. Teema kulki läpi tapahtuman. On tärkeää saada sellainen somistaja, jonka kanssa synkkaa. Tapahtumassa oli myös juontaja/moderoija. Se on tällä hetkellä in. Helenan mukaan jokaisessa tapahtumassa tulisi olla seremoniamestari. Tapahtuman tulisi olla myös osallistava - nykyään suurin osa tapahtumista on liian steriilejä ja tylsiä. Muistakaa kuitenkin, että osallistamisen tulee olla vapaaehtoista. Kaikki eivät halua osallistua mihinkään, vaan joillekin se on vastenmielistä. Tapahtumissa tulee olla myös yllätyksellisyyttä ja pieniä asioita. Helena järjesti tässä tapahtumassa 40 ihmisen kanssa Flash mobin. He tanssivat Blues Brothersia.



Kutsuprosessi tehtiin Lyytillä - näin online tiedon sai heti. Jokainen osallistuja sai autoleiman tullessaan sisälle, Tämä oli myös turvallisuustekijä, koska tupakkapaikalta olisi päässyt kuka tahansa sisälle. Juhlakalu sai itse kirjoittaa biisit, jotka bändi esitti. Kiitos-viesti lähetettiin kuvineen jälkikäteen.






Ei kommentteja:

Lähetä kommentti

Huomaa: vain tämän blogin jäsen voi lisätä kommentin.